Sprungziele
Inhalt
Datum: 07.09.2021

Die Digitalisierung in der Verwaltung der Stadt Husum schreitet voran

Husum. Im Keller des Rathauses kann man sie noch sehen: Schränke voller Aktendeckel, gefüllt mit tausenden Seiten von Papier – und auch in den meisten Büros von Rathausmitarbeiterinnen und – mitarbeitern stehen noch Aktenordner. Doch dies wird immer weniger. Man spürt es: Wir leben in einer Übergangszeit vom Papier- zum digitalen Zeitalter.

„Serviceorientiert, innovativ und effizient in die digitale Zukunft“. Diesem Leitsatz folgen die „Digitalisierungsstrategie 2021 – 2024“ und das „Digitalisierungskonzept 2021 – 2022“ der Stadt Husum. Diese sehen insbesondere die Verbesserung der Dienstleistungen und der Servicequalität für Bürgerinnen und Bürger sowie die Wirtschaft vor. Die Husumer Stadtverwaltung arbeitet intensiv an der Umsetzung der Ziele, die im Strategiepapier und im Konzept formuliert sind. Vorteile der Digitalisierung sind hierbei die Automatisierung, die Optimierung und die Vereinfachung von Prozessen, ein schnellerer Wissenstransfer und mehr Flexibilität.

Für Bürgerinnen und Bürger wird die Inanspruchnahme von Dienstleistungen der Stadt Husum in Zukunft deutlich komfortabler sein. Die Stadtverwaltung arbeitet darauf hin, dass sie alle Dienstleistungen der Stadtverwaltung digital anbieten kann, so dass Antragsstellerinnen und Antragssteller die Formulare nicht mehr ausdrucken und verschicken müssen. Sie können dann vom heimischen Computer aus „per Knopfdruck“ Anträge stellen und Informationen übertragen.

Den Rahmen dieser Digitalisierungsvorhaben setzt das Onlinezugangsgesetz (OZG). Dieses verpflichtet Bund, Länder und Kommunen dazu, mittelfristig ihre Dienstleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten.

Digitale Möglichkeiten sorgen auch für eine Verringerung von Wartezeiten. Schon heute bietet das Einwohnermeldeamt auf der städtischen Website www.husum.org eine Online-Terminvergabe an, mit der das Besuchsaufkommen zielgerichteter organisiert wird und Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden können. Die Möglichkeit der Online-Terminvergabe wird Schritt für Schritt auch in anderen Ämtern und Abteilungen der Stadtverwaltung eingeführt.

Mittelfristig müssen die Bürgerinnen und Bürger bei einigen Anliegen das Rathaus noch persönlich besuchen, zum Beispiel wenn sie Dokumente beantragen oder abholen möchten. In naher Zukunft wird die Stadt Husum jedoch ein Abholterminal am Rathaus aufstellen, an dem die Bürgerinnen und Bürger rund um die Uhr Ausweispapiere und gegebenenfalls auch Dokumente weiterer Ämter und Abteilungen abholen können. Dieser Service kommt insbesondere jenen entgegen, deren Arbeitszeiten mit den Öffnungszeiten des Rathauses kollidieren.

Doch der Großteil der Digitalisierungsvorhaben spielt sich dort ab, wo es die meisten Bürgerinnen und Bürger nicht sehen: innerhalb der Stadtverwaltung. Nach und nach werden immer mehr digitale Möglichkeiten realisiert, wodurch die Arbeitsprozesse effizienter werden und immer weniger Papier benötigt wird.

Der digitalen Aktenführung und einer Umstellung der Arbeitsabläufe dient das Informations- und Dokumentenmanagementsystem „Enaio“. Dies ermöglicht es, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alle Dokumente, mit denen sie befasst sind, in Datenbanken hochladen können. Damit sind diese für einen kooperativen „Workflow“ (also im Rahmen von festgelegten Arbeitsabläufen) nutzbar. Dann müssen keine Aktenordner mehr von Raum zu Raum transportiert werden, wodurch sämtliche Arbeitsschritte effizienter und schneller durchführbar sind.

Auch das Stadtverordnetenkollegium arbeitet seit bereits mehreren Jahren digital. Allen Stadtverordneten und Ausschussmitgliedern steht ein Tablet zur Verfügung, über das sie die nötigen Informationen abrufen können.

Bürgervorsteher Martin Kindl berichtet: „Mit der Einführung des digitalen Sitzungsdienstes vor einigen Jahren konnten Verbesserungen in vielen Bereichen erzielt werden. Ein gänzlich papierloses Arbeiten ist zwar schwer möglich, doch wurde das Aufkommen an ausgedruckten Vorlagen und Dokumenten sicherlich um 90 Prozent reduziert, weshalb sich mit Blick auf die Umwelt bereits ein positives Resümee ziehen lässt. Doch auch was die Archivierung und den Änderungsdienst angeht, vereinfacht und beschleunigt der digitale Sitzungsdienst das Arbeiten erheblich. Kehrseite ist sicherlich die Schnelllebigkeit durch kürzere Reaktionszeiten. Doch dies ist schließlich etwas, was die Digitalisierung in allen unseren Lebensbereichen verändert hat.“

Künftig führt die Stadt Husum ein digitales Bewerbungsmanagementsystem ein. Dies kommt den Bewerberinnen und Bewerbern entgegen und vereinfacht die internen Abläufe.

Das digitale Bewerbungsmanagement ist vorbereitet und wird in absehbarer Zeit nutzbar gemacht.

Die digitale Rechnungsbearbeitung befindet sich in der Planungsphase. In Zukunft soll auch der gesamte Posteingang digitalisiert werden.

Die Stadt Husum steht nicht alleine bei ihren Digitalisierungsvorhaben: Sie beteiligt sich aktiv in landesweiten Arbeitsgruppen an der Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen des IT-Verbunds Schleswig-Holstein (ITVSH), der kommunale Digitalisierungkonzepte vorantreibt und diese für die kommunale Gemeinschaft nutzbar macht. Der ITVSH führt auch Informationsveranstaltungen und Workshops mit den Verwaltungsmitarbeitenden durch und organisiert Vernetzungsprozesse mit anderen Kommunen. Hieraus entwickeln sich landesweit standardisierte Verfahren bei der Digitalisierung, von der die Stadt Husum langfristig profitiert.

Menschen, die keinen Zugang zu digitalen Möglichkeiten haben (aufgrund von einem nicht vorhandenem Computer oder einem fehlenden Wissen darüber), dürfen nicht benachteiligt werden. Deshalb müssen auch weiterhin herkömmliche Kommunikations- und Antragsmöglichkeiten vorhanden sein. Dies entspricht dem Auftrag, der im Artikel 14 (2) der Verfassung des Landes Schleswig-Holstein geschrieben steht: „Das Land sichert im Rahmen seiner Kompetenzen einen persönlichen, schriftlichen und elektronischen Zugang zu seinen Behörden und Gerichten. Niemand darf wegen der Art des Zugangs benachteiligt werden.“